De nos jours, toutes les transactions se font par l’intermédiaire des banques. Cela vaut pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises. En effet, ces dernières doivent payer certaines dépenses liées à leurs activités. Cela s’effectue principalement par carte bancaire. Ces dépenses concernent notamment les déplacements (hébergement, restauration…) et la prospection. Pour les payer, l’entreprise confie ainsi une carte à ses collaborateurs. Il peut s’agir d’une carte entreprise ou d’une carte business. Mais comment savoir laquelle utiliser et dans quelle circonstance ? Le présent article vous donne des éléments de réponse.

La différence entre une carte entreprise et une carte business

La carte bancaire est un moyen de paiement octroyé par la banque à ses clients. Ce sont notamment des particuliers, mais aussi des entreprises. Ces dernières ont le choix entre la carte entreprise et la carte business. Or ces deux cartes bancaires présentent une grande différence.

  • La carte entreprise

Lorsqu’un collaborateur utilise la carte entreprise, le compte bancaire de l’entreprise est directement débité. Le débit peut être différé ou dans l’immédiat. En tout cas, l’entreprise paie ses propres dépenses. Le seul problème dans ce mode de fonctionnement réside dans la sécurité. Est-ce que le salarié est assez digne de confiance pour que l’entreprise lui confie une carte ?

  • La carte business

La carte business est payée par l’entreprise. Cependant, au moment des dépenses, le compte du collaborateur est débité. Il ne sera remboursé par l’entreprise qu’après avoir rempli des notes de frais. Ces dernières devant d’abord être validées avant le remboursement. Ce mode de fonctionnement ne présente donc pas le problème de la confiance, comme avec la carte entreprise.

En tout cas, ces cartes ont toutes les deux leurs pour et leurs contre.

La carte business, plus sécuritaire pour l’entreprise

La carte business est la carte bancaire professionnelle la plus utilisée par les entreprises. Elle fonctionne comme une carte de crédit classique. Et comme on l’a vu, elle sert uniquement à payer les dépenses de l’entreprise. Ainsi à chaque transaction, le compte du collaborateur est débité. Le débit se fait en différé. En général, cela prend un mois pour être effectif. Cela donne le temps au collaborateur de demander un remboursement à l’entreprise. En principe, cette dernière doit rembourser tous les frais avancés par ses collaborateurs. Et ce avant que la banque ne procède au débit. Ainsi, le solde du compte des collaborateurs reste le même.

Même si ce procédé peut paraître sans risque, les remboursements arrivent rarement à temps. La gestion des notes de frais est, en fait, un processus assez long. Les justificatifs présentés doivent être informatisés et traités dans Excel ou un autre logiciel. Ce qui nécessite souvent une saisie manuelle. Donc, l’utilisation de la carte business ne facilite pas la tâche des collaborateurs. Parfois, ces derniers font face à des avances de frais astronomiques sur leur compte. Ils remplissent eux-mêmes aussi les notes de frais. Ce qui signifie qu’ils doivent consacrer un temps considérable à le faire. Et cela engendre une certaine perte de productivité. Ce système responsabilise les salariés car ils paient d’abord avant de se faire rembourser. Ils ne doivent donc pas perdre les justificatifs pour que les notes de frais soient validées. Cela évite aussi les abus de confiance.

La carte business permet à l’entreprise de maîtriser sa trésorerie. Mais son utilisation reste coûteuse en temps et en argent. Le collaborateur utilise son temps de travail pour remplir les notes de frais. Et l’équipe du département financier a besoin de beaucoup de temps pour les traiter. C’est pourquoi certaines entreprises engagent un gestionnaire à part entière uniquement pour s’occuper des notes de frais.

C’est pour ces nombreuses raisons que la carte business est plus utilisée en grande entreprise.

La carte entreprise convient mieux aux PME et aux indépendants

La carte entreprise est une carte bancaire qui consiste à directement débiter le compte de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs ne font pas face à un retard de remboursement. Pour l’entreprise, elle dispose d’un relevé bancaire qui regroupe toutes les dépenses. Ce qui facilite le travail du comptable.

Cependant, les collaborateurs doivent encore remplir des notes de frais avec justificatifs à l’appui. Ce qui présente le même inconvénient de la perte de temps, comme pour la carte business. Pour l’entreprise, elle se met en danger. Si les collaborateurs négligent les justificatifs, elle aura un problème avec les services fiscaux. En effet, un remboursement de TVA ne sera pas accordé si un seul justificatif de dépense venait à manquer. Ce qui représentera un manque à gagner important pour l’entreprise.

A part cela, un autre inconvénient de la carte entreprise est également constaté : la surconsommation des collaborateurs. En fait, ces derniers peuvent être tentés de dépasser les limites imposées par l’entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux confier la carte entreprise à des collaborateurs ayant de l’ancienneté. Aussi, elle convient mieux aux PME et aux petites structures. En effet, le nombre de porteurs de cartes est limité dans ces dernières. Ce qui limite aussi le risque d’abus.

L’entreprise peut-elle effectuer un rachat de crédit?

En effet, les entreprises peuvent effectuer un rachat de crédit qui est plus communément appelé rachat de crédits professionnels. Cela permet de combiner plusieurs crédits en une seule mensualité. Les entreprises ont souvent besoin de besoins divers tels que travaux, équipements ou achat de locaux pour avoir recours au crédit. Les mensualités du prêt peuvent donc s’additionner et augmenter les coûts de l’entreprise. Le rachat de crédits professionnels a pour but de permettre à l’entreprise de consolider ses crédits et de pouvoir ainsi renégocier ses taux d’intérêt. Il y a alors création d’une mensualité unique, inférieure à la somme des mensualités précédentes et d’une prolongation de la durée du prêt.

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